Muista lähettää maksumuistutus – Yleisimmät kysymykset
Lähes jokainen meistä on joskus saanut maksumuistutuksen.
Maksumuistutus herättää joskus negatiivisia tunteita, vaikka hyvin hoidettu muistuttaminen antaa myönteisen kuvan muistutuksen lähettäneestä yrityksestä.
Käsittelen tässä blogissa yleisimpiä kysymyksiä siitä, mitä maksumuistutus käytännössä tarkoittaa ja miksi sellaisia ylipäätään lähetetään.
Maksamattomista laskuista muistuttaminen on nimittäin erittäin tärkeä työvaihe jokaisen luottokauppaa harjoittavan yrityksen kassanhallinnassa, koska muistuttaminen nopeuttaa huomattavasti pääoman kiertoa ja vähentää luottotappioita.
Mikä on maksumuistutus?
Maksumuistutus on laskutetulle asiakkaalle eli ostajalle esitetty kirjallinen tai suullinen muistutus siitä, että lasku on erääntynyt ja edelleen maksamatta.
Maksumuistutuksen lähettäjä on tavallisesti omaa laskusaatavaansa karhuava yritys, mutta nykyään yhä useammin muistutuksen voi lähettää myös toimeksiannon perusteella laskupalveluyritys tai laskurahoitusyhtiö.
Muistutuksessa yksilöidään maksamatta jäänyt lasku, annetaan ohjeet maksun suorittamiseen ja usein myös eritellään laskutettu tuote tai palvelu yhtä tarkasti kuin alkuperäisessä laskussa.
Muistutuslaskussa eritellään maksettavan velan kokonaismäärä, joka muodostuu alkuperäisen laskun pääomasta ja muistutuskulusta sekä joskus myös muistutuksen lähetyspäivään asti lasketusta viivästyskorosta.
Maksumuistutus ei tarkoita sitä, että olet saanut maksuhäiriömerkinnän, vaan se on pelkästään muistutus siitä, että lasku on jäänyt maksamatta ja velka pitäisi muistutuskuluineen maksaa mahdollisimman pian.
Mikä on tratta?
Tratta on yritysperinnässä yleisesti käytettävä maksuvaatimus. Erona kuluttajaperinnän maksuvaatimukseen on se, että trattaan liittyy julkisen maksuhäiriön uhka protestilistalle joutumisesta.
Tratan maksamatta jättäminen johtaa siihen, että perivällä yrityksellä on oikeus ilmoittaa maksun laiminlyönti luottotietorekisteriin, mikä on suuri mainehaitta velallisena olevalle yritykselle. Trattaperintä on siten huomattavasti tehokkaampi tapa periä saatavia verrattuna tavalliseen maksumuistutukseen.
Velallisena oleva yritys on tietysti aina oikeutettu vastustamaan trattaa, mikäli perinnässä oleva alkuperäinen saatava on perustellusti riitainen tai epäselvä, jolloin trattaa ei lain mukaan voi protestoida.
Perinnän viivyttämistarkoituksessa tehty tratan perusteeton riitautus ei ole viisasta, koska silloin saatavan perintä siirtyy asianajotyönä tehtäväksi, mistä voi aiheutua huomattavat oikeudenkäyntikulut häviävän osapuolen maksettavaksi.
Milloin maksumuistutuksen saa lähettää?
Maksumuistutuksen saa halutessaan lähettää sekä yritykselle että kuluttajalle heti laskun erääntymisen jälkeen, mutta kuluttajalta vaadittavan lakisääteisen 5 euron muistutuskulun saa vaatia aikaisintaan, kun lasku on ollut erääntyneenä 14 päivää ja laskun lähetyspäivästä on kulunut 28 päivää.
Maksumuistutuksen voi siis halutessaan lähettää heti eräpäivää seuraavana päivänä, mutta yritysosapuolten välillä on tapana odottaa 7 päivää ja kuluttajaperinnässä 14 päivää eräpäivästä ennen kirjallista karhuamista.
Jos erääntynyt saatavasi on huomattavan iso, etkä halua sietää yhtään ylimääräistä odotuspäivää, on maksun perään kysyminen jo laskun eräpäivää seuraavana päivänä täysin korrektia ja perusteltua esimerkiksi puhelinsoitolla.
Jämptisti ja kohteliaasti hoidettu maksumuistuttaminen on sekin hyvää asiakaspalvelua ja antaa myönteisen kuvan yrityksestäsi.
Mitä tietoja maksumuistutukseen pitää sisällyttää?
Hyvään perintätapaan kuuluu, että velalliselle ilmoitetaan maksumuistutuksessa riittävät tiedot siitä, mistä laskusta tarkalleen ottaen on kyse ja mitä siitä seuraa, jos velallinen ei mitenkään reagoi muistutukseen, mikä on valitettavan yleistä.
Maksumuistutuksen minimisisältö:
- velkojan nimi, täydelliset yhteystiedot ja Y-tunnus
- maksamatta olevan laskun yksilöintitiedot eli numero, päiväys, eräpäivä ja summa.
- maksuohjeet ja päivä, jonka jälkeen saatava siirtyy ”perinnässä eteenpäin”, jos velallinen ei maksa eikä reagoi muistutukseen muutenkaan.
- tieto siitä, kenelle ja miten mahdolliset huomautukset saatavan perusteesta tai määrästä pitää esittää ja missä ajassa.
- julkishallinnon laskusaatavia koskevista erityisistä valitusajoista tulee vielä erikseen mainita.
Maksumuistutuksen mallitekstejä
MAKSUKEHOTUS 31.12.2020
Hyvä asiakkaamme
Muistutamme, että liitteenä oleva lasku nro 100101 on erääntynyt maksettavaksenne. Pyydämme suoritustanne välittömästi, koska maksun laiminlyönti aiheuttaa laskun siirtämisen perintään.
Laskua koskevat huomautukset on esitettävä 10.1.2021 mennessä. Kiitämme, jos suorituksenne on jo matkalla.
PERINTÄVAROITUS 14.1.2021
Hyvä asiakkaamme
Muistutamme, että laskumme nro 100101 on aiemmasta kehotuksestamme huolimatta edelleen maksamatta. Pyydämme suoritustanne välittömästi, koska maksun laiminlyönti aiheuttaa laskun siirtämisen oikeudelliseen perintään Rahoittamo Oy:n toimiessa valtuutettuna asiamiehenä. Kiitämme, jos suorituksenne on jo matkalla.
Mitä tapahtuu, jos en maksa, vaikka olen saanut maksumuistutuksen? Aiheutuuko siitä maksuhäiriömerkintä?
Kuten edellä mainitsin, ei ensimmäisestä maksumuistutuksesta voi luottotietolain mukaan tulla maksuhäiriömerkintää. Tämä koskee sekä yrityksiä että kuluttajia.
On hyvä kuitenkin tietää, että yritysten luottoluokittajat, kuten Suomen Asiakastieto Oy ja Bisnode Finland Oy, keräävät niin sanottua maksutapatietoa sopimuskumppaneinaan olevien suurlaskuttajien asiakkaina olevien yritysten maksukäyttäytymisestä.
Maksutapatiedot vaikuttavat siten, että eräpäivän jälkeen maksettavat laskut heikentävät yrityksen luottoluokitusta, vaikka laskut olisi ehditty maksaa ennen ensimmäistäkään maksumuistutusta. Toisaalta eräpäivään mennessä maksetut laskut parantavat yrityksen luottoluokitusta.
Kuluttajista ei vastaavaa maksutapatietoa Suomessa saa keskitetysti kerätä. Jokainen yritys kuitenkin tarkkailee omien kuluttaja-asiakkaidensa maksutapaa omiin tarpeisiinsa, kuten luottorajojen ja maksuehtojen määrittämiseen asiakassuhteen jatkoa ajatellen.
Maksumuistutus kannattaa siis aina maksaa nopeasti muistutuksessa annettujen ohjeiden ja aikarajojen mukaisesti.
Velallisen passiivisuus ja maksun viivyttäminen johtaa perinnän etenemiseen, jolloin perinnän kulut voivat kasvaa huomattavasti ja prosessi voi edetä lopulta velkomusoikeudenkäyntiin, maksuhäiriömerkintään, ulosottoon ja konkurssiin asti.
Olen maksanut samana päivänä, kun maksumuistutus on lähetetty?
Usein käykin niin, että velallinen maksaa enemmän tai vähemmän sattumalta samana päivänä, kun maksumuistutus on postitettu kirjepostina, jolloin muistutus ei vielä ole voinut ehtiä perille ennen maksua.
Mikäli näin on käynyt, on muistutuskulut maksettava erikseen, kun muistutuskirje saapuu postilaatikkoosi.
Voit silloin maksaa pelkän muistutuskulun osuuden ja asia on kunnossa, koska laskun pääoman olit jo aiemmin maksanut.
Perintälain ja kuluttajaviraston linjauksen mukaan myöhässä maksaneen velallisen korvattaviksi kuuluvat perintäkulut syntyvät silloin kun muistutuskirje lähetetään, eikä vasta silloin kun saat muistutuksen postilaatikkoosi.
Tästä johtuu se, että muistutuskulut on maksettava, vaikka olisitkin ehtinyt jo maksaa laskun ennen kuin muistutus on saapunut postilaatikkoosi, jos muistutus on lähetetty samana päivänä tai aikaisemmin kun maksu on lähtenyt tililtäsi.
Mikäli olet varmasti maksanut laskun tililtäsi ennen muistutuskirjeestä ilmenevää lähetyspäivää, ei sinun yleensä tarvitse maksaa muistutuskuluja. Silloin muistutuksen lähettänyt yritys vakiintuneen tavan mukaisesti poistaa kulut oma-aloitteisesti, joten sinun ei tarvitse reagoida muistutukseen mitenkään.
Olen saanut maksumuistutuksen, mutta en alkuperäistä laskua?
Jos et ole saanut alkuperäistä laskua, voit pyytää siitä kopion ja maksaa laskun alkuperäisen summan ja neuvotella laskuttajayrityksen kanssa siitä, että voisiko maksumuistutuksen kulun poistaa. Tämä ei yleensä ole mahdollista, jos esimerkiksi:
- olet antanut virheellisen laskutusosoitteen.
- et ole ilmoittanut muuttuneesta laskutusosoitteesta vakiolaskuttajillesi.
- et ole huolehtinut, että yrityksesi yhteystiedot ovat ajan tasalla kaupparekisterissä
- olet jättänyt yrityksesi vastaanottaman paperipostin seuraamisen organisoimatta loma-aikana.
- olet pyytänyt lähettämään laskun sähköpostiisi, etkä ole seurannut sähköpostiasi huolellisesti (myös roskapostikansiota!)
Kaikki paljon laskuja lähettävät yritykset ovat kohdanneet sellaisia asiakkaita, joille paperilasku ja muistutuskirjeet eivät tunnu koskaan löytävän perille. Asiakas väittää saavansa ensimmäistä kertaa tiedon maksamatta jääneestä laskusta vasta sitten, kun postilaatikkoon saapuu perintäkirje, jossa ilmoitetaan esimerkiksi oikeudellisen perinnän alkamisesta.
Yksi kirje voi toki kadota postissa, vaikka todennäköisyys siihen on onneksi melko pieni. Useamman peräkkäisen kirjeen katoaminen on varsin epäuskottavaa.
Asiaa on käsitelty jopa korkeimmassa oikeudessa, joka ratkaisussaan KKO:2015:28 katsoi, että yleensä jo kahden kirjelähetyksen myötä velalliselle siirtyy velvollisuus osoittaa, että jokin seikka on uskottavasti voinut estää lähetyksen saapumisen hänen saatavilleen.
Lopuksi
Laskuttavan yrityksen näkökulmasta maksumuistutusten jämpti lähettäminen on kriittisen tärkeää saatavien ripeän kierron varmistamiseksi, koska veltosti hoidettu saatavien perintä voi aiheuttaa huomattavia ongelmia yrityksen oman maksuvalmiuden riittävyyden kanssa.
Yhtä tärkeää on myös hoitaa maksumuistutukset tahdikkaasti, mikä antaa hyvän ja luotettavan kuvan yrityksestäsi.
Jos sinulla on erääntyneitä laskusaatavia yrityksiltä tai kuluttajilta, voit kysyä meiltä neuvoa, miten perinnässä kannattaisi edetä.